Agent d'Accueil-Etat-Civil - Assistant Polyvalent H/F - Mairie

Au sein du service administratif, l'agent est chargé de l'accueil du public et des missions d'Etat-civil.
Il exercera également des missions complémentaires :
- Aide à la communication, gestion du site internet, maîtrise du logiciel Canva, des réseaux sociaux et des outils numériques.
- Appui technique à la bibliothèque et aux associations
- Aide au numérique

*Gestion de l'accueil et de l'état-civil

Accueil physique et téléphonique
- Accueil physique des administrés, réponse aux questions ou redirection vers le service concerné
- Accueil téléphonique des administrés, redirection vers le service concerné en cas de besoin
- Gestion de la boîte mail de l'accueil
- Gestion de l'affichage dans les espaces d'accueil
- Traitement des demandes de location et réservations de salle de la part des administrés et associations

Gestion de l'état-civil
- Constitue et gère les divers dossiers d'état civil : PACS, mariage, baptême républicain, naissance, décès.
- Effectue l'affichage réglementaire et légal dans le cadre de l'état civil
- Traite les demandes d'actes, les demandes notariales

La gestion de l'accueil / état-civil est réalisée en fonction d'un planning réalisé par le chef de service. L'agent peut également être amené à effectuer des remplacements d'accueil en fonction des absences.

* Aide à la communication
- Aide à la réalisation et réalisation de supports de communication sur CANVA et gestion du site internet (maîtrise de Canva requise)

* Appui technique et informatique à la bibliothèque, aux associations et aux administrés
- Assistance technique
- Accompagnement des bénévoles dans l'utilisation des outils informatiques
- Accompagnement des administrés dans certaines de leurs démarches numériques si besoin
- Accompagnement technique occasionnel des associations

Experience: 1 Mois

Compétences: Techniques de communication orales, écrites et numériques,Accueillir et fournir des renseignements à la population locale,Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil,Planifier la gestion des locaux et des équipements

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Logiciels bureautiques
• Réseaux sociaux
• Permanence téléphonique
• Canva