Assistant·e de Direction du Pôle Aménagement et Equipement - Commune de Paimpol H/F - Communes

Sous la responsabilité du Directeur du Pôle aménagement et équipements vous aurez en charge : l'accueil physique et téléphonique du service, la gestion administrative des occupations du domaine public, la gestion et le suivi administratif des ERP, la gestion (rédaction et suivi) des conventions relatives à la location des biens communaux, le secrétariat du pôle et le suivi du budget d'investissement

MISSIONS PRINCIPALES :
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service : réception des appels et enregistrement des demandes détaillées dans Open GST ; suivi des réponses apportées par les services ; suivi régulier des demandes en instances en lien avec les services concernés ; réception, traitement, rédaction des réponses en lien avec les services/élus concernés et archivage des courriers de doléances,
Assurer la gestion administrative des occupations du domaine public relevant du service : proposer et rédiger les arrêtés de circulation et d'occupation ; assurer l'interface avec le service comptabilité pour la facturation,
Assurer la gestion et le suivi administratif des ERP en lien avec le responsable bâtiment : tenir à jour la liste des ERP, programmer et préparer les visites des contrôles en lien avec les partenaires institutionnels, assurer le suivi des recommandations posées, rédiger et envoyer les arrêtés d'ouverture au public
Assurer la gestion (rédaction et suivi) des conventions relatives à la location des biens communaux : interlocuteur des locataires, tenir à jour la liste des occupants, anticiper les renouvellements et/ou les fins de contrats, faire les états des lieux entrants et sortants, assurer l'interface avec le service comptabilité pour la facturation, et les provisions pour charges,
Assurer le secrétariat du pôle : saisie et mise en forme de documents (courriers, tableaux, comptes rendus de réunion, procès-verbaux, rapports)
Assurer le suivi du budget d'investissement du pôle notamment le PPI et assister le directeur de pôle dans la préparation des budgets d'investissements/fonctionnement du pôle
MISSIONS COMPLEMENTAIRES :
Remplacement accueil du service urbanisme en cas d'absence
Accueil des pétitionnaires
Enregistrement et suivi des documents d'urbanisme

COMPETENCES ATTENDUES :
Formation assistante de direction, assistante de gestion PME PMI ou équivalent
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Maîtrise de la suite bureautique (Word, Excel, Powerpoint).
Bases en droit public et comptabilité publique
Grand sens de l'organisation
Rigueur, autonomie
Polyvalence, bon sens pratique,
Capacités d'initiatives, force de proposition
Capacités d'écoute et d'adaptation
Savoir communiquer
Capacité à travailler en équipe/ en transversalité
Discrétion professionnelle

• Accueil de la clientèle
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Force de proposition
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation